Saatko töissä vähemmän aikaan kuin etukäteen arvioit? Harmittavatko keskeytykset, pätkiikö muisti? Työn hallitsemiseen ja aivokuorman vähentämiseen on onneksi olemassa keinoja.
TEKSTI HELINÄ KUJALA
Työelämä vaatii ihmiseltä yhä enemmän kognitiivisia eli ajatteluun ja tiedonkäsittelyyn liittyviä voimavaroja. Alalla kuin alalla tarvitaan hyvää muistia ja huomiokykyä sekä kykyä hallita tietotulvaa, oppia uutta, ratkaista ongelmia ja tehdä päätöksiä.
Psykologian tohtori Virpi Kalakoski kannustaa käyttämään apukeinoja työn hallitsemiseksi ja aivokuorman vähentämiseksi. Kalakoski työskentelee johtavana tutkijana Työterveyslaitoksessa ja on tutkinut kognitiivista ergonomiaa useilla aloilla, muun muassa sairaalatyössä.
Esimerkiksi muistiaan voi tukea käyttämällä muistutuksia, ovat ne sitten sähköisiä hälytyksiä, post it -lappuja tai muistikirjan merkintöjä.
– Jotkut ovat kysyneet, eikö muistiaan kannatta yrittää harjoittaa, jotta se ei laiskistu. Muistilla on kuitenkin jo ihan tarpeeksi tekemistä itse ydintyössä, joten ylimääräistä kuormaa sille ei tarvitse tietoisesti järjestää, Kalakoski sanoo.
Hän vastaa tyypillisiin työntekoa haittaaviin pulmiin ja kertoo, millaisin keinoin keskittymistään voi parantaa.
Työpäivä meni sähköposteihin vastatessa ja äkillisten tehtävien parissa. En ehtinytkään tehdä kaikkea sitä, mitä olin kuvitellut. Päivän jälkeen tuntuu, etten ole saanut mitään aikaan, vaikka olen tehnyt töitä koko ajan.
Jos työhösi kuuluu paljon tulipalojen sammuttelua eli ennakoimattomia tehtäviä, ne kannattaa huomioida jo päivän suunnittelussa. Silloin voit tehdä vaikkapa kolme tuntia päätehtävää ja varata lopun ajan töihin, joita et voi ennakoida. Jos niitä ei tulekaan, voit hyvillä mielin aloittaa vaikka seuraavan päivän töitä.
Itselleen voi asettaa myös ajallisia tavoitteita: edistän tänään tunnin ajan tehtävää A ja kaksi tuntia tehtävää B. Silloin voi olla tyytyväinen jo siitä, että saavuttaa tavoitteensa, tulevat työt tänään valmiiksi tai ei.
Jos työhön ei voi itse vaikuttaa ja sitä on liikaa tai se tuntuu jatkuvasti hallitsemattomalta, työjärjestelyt on syytä ottaa puheeksi esimiehen kanssa.
Keskeytykset verottavat tarkkaavaisuuttani. Kun tulee puhelinsoitto tai työkaveri kysyy minulta jotain, kuluu hyvä tovi muistellessa, mihin jäinkään.
Työyhteisössä on tärkeää sopia yhteiset pelisäännöt työrauhan takaamiseksi. Etenkin ympäristön puhehäly vie helposti huomion.
Työtilatkin kannattaa mieltää työkaluiksi, joita meidän pitää osata käyttää oikein. Jos työpaikkasi on monitilatoimistossa, tee syventymistä vaativa tehtävä hiljaisen työn tilassa. Sulje äänet omistakin työvälineistäsi.
Usein ajattelemme, että muiden pyyntöihin ja kysymyksiin on reagoitava heti. Omaakin työtään voi tilanteen mukaan priorisoida ja sopia palaavansa asiaan vaikkapa puolen tunnin päästä. Jos flow katkeaa, jatkaminen helpottuu, kun merkkaat vaikka post it -lapulle itsellesi muistiin kohdan, johon jäit.
Muistiinpanojen tekeminen itselle on suositeltavaa myös pätkittäin tehtävissä projekteissa. Kun kirjaat ylös, mitä olet tehnyt ja mistä seuraavaksi jatkat, säästyt mieleen palauttamisen vaivalta.
Minun on usein vaikea syventyä pitkäjänteiseen työskentelyyn, koska en malta olla vilkuilematta somekanavia tai uutissivustoja.
Jos työssä on tärkeää keskittyä, kaikki ylimääräiset hälytykset kannattaa kytkeä pois päältä tietokoneesta ja puhelimesta. Ehkä voit sopia itsesi kanssa tietyt ajat, jolloin voit irrottautua työstä ja vaikka selata nettiä.
Jotkut hyötyvät myös Pomodoro-tekniikasta. Se on ajanhallinnan menetelmä, jossa keskitytään intensiiviseen työhön esimerkiksi 25 minuuttia. Sen jälkeen pidetään lyhyt tauko, kunnes munakellon pirinä muistuttaa seuraavasta 25 minuutin työrupeamasta. Näin tiukka rytmitys ei ole kuitenkaan suositeltava koko työpäivän ajaksi, koska silloin työstä tulee turhankin intensiivistä ja kuluttavaa.
Tarvitsemme palautumista työpäivänkin aikana, vähintään lakisääteisen lounastunnin, kahvitaukojen ja parin minuutin mikrotaukojen verran. Jokaisella on työssään myös rennompia tehtäviä, jotka eivät vaadi täyttä keskittymistä. Esimerkiksi tietotyössä sähköpostin siivoaminen tai työtilan järjestely voivat tuoda huokoisuutta päivään.
En aina muista, mitä olen kenellekin luvannut tehdä ja mikä tehtävä on kiireellisin. Sitten stressaan, olenko unohtanut jotain.
Muistimme on niin lyhyt ja epätarkka, että kaikki, minkä haluamme muistaa, kannattaa kirjoittaa ylös. Yksi keino on kirjoittaa tehtävät suoraan kalenteriin – silloin niille tulee samalla varanneeksi ajan.
Jotkut pitävät yllä tehtävälistaa, johon he kirjaavat kaikki muistettavat asiat. Sieltä voi poimia kunkin päivän työt kiireellisyyden mukaan. Tai ehkä voit käyttää erillisiä listoja tehtävien kiireellisyyden tai aiheen mukaan?
Tehtävälista voi olla esimerkiksi puhelimen sovelluksessa tai mukana kulkevassa muistivihossa. Pääasia on, että sitä on vaivatonta käyttää ja se on helposti saatavilla. Sähköisten järjestelmien etu on, että niihin voi lisätä muistutuksia ja ne pysyvät hyvin tallessa.
Vaikka jonkin työn tekemiseen olisi reilusti aikaa, vitkuttelen sen kanssa siihen asti, kunnes tuleekin jo kiire.
Jaksamisen kannalta on eduksi, jos työtehtäviä saisi hoidettua ennemmin etukenossa kuin viime tipassa, koska silloin työhön tulee väljyyttä.
Hankalimpia ovat usein tehtävät, jotka ovat tärkeitä, mutta joiden deadline on kaukana tai sitä ei ole määritelty. Jos päätät käyttää tehtävään vaikka puoli tuntia päivittäin, työ etenee ja varmasti lopulta valmistuukin. Avuksi voi ottaa vaikka aiemmin mainitun Pomodoro-menetelmän.
Vitkuttelu voi kertoa myös ylikuormituksesta. Jos et ole palautunut kunnolla, kynnys aloittaa uutta tehtävää kasvaa. Palautumiseen on tärkeä kiinnittää huomiota kaikessa työssä, ja varsinkin etätöissä. Kotona työstä voi tulla rajatonta paahtamista, kun siitä puuttuu vapaamuotoinen juttelu työkavereiden kanssa, yhdessä lounastaminen ja muu virkistävä vaihtelu.
Lupaan usein tehdä enemmän asioita kuin oikeasti ehdin, koska aliarvioin niihin tarvitsemani ajan.
Tässäkin on kyse muistimme rajallisuudesta. Ei ole helppo muistaa ja hahmottaa, mitä kaikkia vaiheita tiettyjen töiden tekemiseen kuuluu. Ja jos tehtävä on uusi, aikaa on vielä vaikeampaa arvioida.
Mitä monimutkaisempi asia on ja mitä enemmän se vaatii selvittämistä ja muiden ihmisten työpanosta, sitä todennäköisemmin aikataulut venyvät. Huomioi myös eteen tulevat ennakoimattomat työt!
Hyvä nyrkkisääntö on varata työtä varten kaksin- tai kolminkertainen aika. Jos siis arvioit sinulta pyydetyn homman hoituvan tunnissa, todellisuudessa se vie kaksi tai kolme tuntia.
Yksi tapa asennoitua aikapaineeseen on mitoittaa työpanoksensa käytettävissä olevan ajan mukaan. Silloin on ehkä vain kieltäydyttävä tehtävästä, koska sen tekemiseen ei realistisesti ole aikaa. Tai panostettava tehtävään vain sen verran, minkä oma aikataulu sallii.
Minun on vaikea saada ajatuksia irti töistä, vaikka olisin jo lopettanut työnteon siltä päivältä tai viikolta.
Tämä voi kertoa siitä, että et ehdi juurikaan palautua työpäivän aikana. Silloin mieli käy helposti ylikierroksilla ja vapaalle siirtyminen vaikeutuu. Ehdithän pitää sovitut ruoka- ja kahvitauot? Ujuta työpäiväsi lomaan myös lyhyitä mikrotaukoja, jolloin voi vaikka katsella hetken ulos ikkunasta, verrytellä tai hakea lasillisen vettä.
Ennen vapaalle siirtymistäsi mieti, mitä sinun on saatava aikaan ja mistä jatkat hommiasi seuraavana työpäivänä ja merkkaa se itsellesi ylös. Tämäkin voi helpottaa työmoodista irrottautumista.
Lisäksi on tärkeää etsiä keino, jokin rituaali, jonka kautta siirtyä töistä vapaalle. Se voi olla vaikka kävelylenkki, ruoanlaitto, perheen kanssa oleminen, oma harrastus tai puhelu kaverille – mikä kenellekin on mieluisaa.
Jos työasia tulee mieleen vapaalla, kirjaa se itsellesi ylös tai lähetä se viestinä työsähköpostiisi tai -puhelimeesi. Silloin sitä ei tarvitse pyöritellä mielessä, vaan se tulee vastaan, kun palaat taas töiden ääreen.
Juttu on julkaistu Tunne & Mieli -lehden numerossa 4/2020. Tunne & Mieli on mielen ilmiöistä kertova aikakauslehti, jonka omistaja on Mielenterveyden keskusliitto. Lehti löytyy valikoiduista Lehtipisteistä, ja sen voi tilata kotiin tai lahjaksi.
